STARK & Silvan

STARK og Silvan sætter strøm til de mindre leverandørers fakturaflow

Byggevarekæderne STARK og Silvan er en del af DT Group, som i dag modtager elektroniske fakturaer fra alle større leverandører. Virksomheden tager nu næste skridt og indfører en løsning udviklet sammen med Evenex, som nemt, hurtigt og billigt sætter koncernens mindre og mellemstore leverandører i stand til at sende elektroniske fakturaer. Målet er at frigive ressourcer, så koncernens datterselskaber kan koncentrere sig endnu mere om at servicere den voksende mængde byggevarekunder.

DT Group er Nordens største forhandler og distributør af byggematerialer med en årlig omsætning på 17,5 milliarder kroner. DT Group har EDI-samarbejde med alle virksomhedens større leverandører, hvilket omfatter cirka en million fakturaer om året ud af den samlede mængde på omkring 1,7 millioner fakturaer fra mere end 5.000 leverandører. De resterende 700.000 fakturaer er papirbaserede, hvilket er dyrt og tungt for både leverandøren og for DT Group.

Leverandøren skal bruge tid på at håndtere papirfakturaer, kuvertering og afsendelse samtidig med, at de har omkostninger til print, kuvertering og porto. DT Group skal bruge tid og omkostninger på at scanne papirfakturaen ind i DT Groups IT-system Aspect/4, men den tungeste omkostning er den interne faktura-match, som er langt mere tidskrævende på scannede fakturaer end på fakturaer, som er modtaget elektronisk i det rette format. En scannet faktura indeholder nemlig ikke de enkelte varelinier. Hvis det automatiske fakturatjek registrerer, at en scannet faktura ikke stemmer med ordren og ordrebekræftelsen, skal der foretages en manuel undersøgelse af fakturaen. Er fakturaen på 30 sider, kan det tage lang tid at finde frem til den varelinie, hvor der er en difference.

Indfører det digitale bogholderi

”Vi har en mission om at være i stand til at servicere vores kunder så optimalt som muligt. Det skal blandt andet ske ved at indføre det digitale bogholderi, hvor vi bruger så få ressourcer som muligt på bogholderiopgaver. Fakturaerne er hurtigere fremme, hvilket er vigtigt i en verden med stadig større krav til rapportering, så kan vi koncentrere vores ressourcer om at være kunde- og markedsvendte og om at løfte den kraftige forretningsvækst, som vi oplever”, fortæller EDI-chef Jakob Andersen fra DT Group.

DT Group har derfor taget initiativ til at invitere cirka 300 mindre leverandører, som sender mellem 500 og 4.000 fakturaer om året til STARK og Silvan, til et samarbejde om en elektronisk faktureringsløsning.

”Det er vigtigt for os at signalere troværdighed. Vi ønsker ikke at presse noget som helst ned over hovedet på vores leverandører, og vi har nøje udvalgt løsningen ud fra, at den skal være overkommelig både praktisk og økonomisk, og at den skal være fremtidssikret. Det er og skal være en win-win løsning”, fortæller Jakob Andersen.

Løsningen er en meget enkel løsning, som er billig og hurtig at indføre. Løsningen indebærer, at leverandøren – via en printerdriver - sender faktura-oplysninger direkte fra sit sædvanlige IT-system til Evenex. Evenex sørger dernæst for at bearbejde og konvertere fakturadataene til det format, som DT Groups IT-system Aspect/4 kan forstå. Fakturaerne bliver sendt via en sikker og hurtig forbindelse direkte ind i maven på DT Groups ERP-system, som dernæst automatisk kan behandle fakturaen med alle de fordele i form af lavere omkostninger og færre fejl, det medfører.

Løsningen vedrører 175 forretningssteder i Danmark, Sverige og Norge.

Mentale mere end økonomiske barrierer

Løsningen er en del af Evenex' koncept Input Management, der er en buket af løsninger, som nemt og hurtigt kan hjælpe mindre leverandører til at gå fra papirfakturaer til e-fakturering.

”Vi har fået god respons fra leverandørerne. Ud af de 300 har det vist sig, at nogle allerede havde en brugbar elektronisk løsning i forvejen, og andre sender for få fakturaer til, at det kan betale sig. Men for cirka 100-120 af leverandørerne er det klart en god idé både set fra leverandørens og fra vores synspunkt. Vi ønsker ikke at stille krav om, at leverandørerne skal sende elektroniske fakturaer, men vi vil gerne informere om de mange fordele, det medfører. Det er vores oplevelse, at rigtig mange af leverandørerne er positive, og jeg forventer, at vi har 20-30 leverandører på løsningen inden for det næste halve år”, fortæller Jakob Andersen og tilføjer:

”Den største barriere er ikke den tekniske eller økonomiske. Det handler mere om at få solgt budskabet til leverandørerne, som skal indføre en ændring af indarbejdede rutiner og skal tænke lidt anderledes. Den slags forandringer tager tid, men vi forventer, at mange af de mindre leverandører over tid vil sende elektroniske fakturaer til os”.

Jakob Andersen fortæller, at en leverandør ved hjælp af ProPrint-/Input Management-løsningen kan være oppe at køre på en uge. Han fortæller også, at leverandøren med en mindre og let justering af løsningen endvidere kan modtage elektroniske ordrer, hvilket vil betyde en markant effektivisering af leverandørens ordrebehandling. Det vil gøre leverandøren i stand til at behandle ordrer hurtigere, billigere og mere sikkert, og det vil gøre leverandøren i stand til at reagere hurtigere på en ordre.

Område

• Danmark/Norden

Omsætning

• 17,5 milliarder kroner

Branche

• Detailhandel

Udfordring

• Bruger meget tid og penge på at scanne papirfakturaer ind i virksomhedens ERP-system
• Stort tidsforbrug i forbindelse med match af fakturaer, idet scannede fakturaer manuelt skal undersøges for fejl

Løsning

• Indfører det digitale bogholderi så virksomhedens skal bruge så få ressourcer som muligt på at bogholderiopgaver
• Fakturaer er hurtigere fremme, hvilket er vigtigt i en verden med stadig større krav til rapportering
• Virksomheden kan koncentrere ressourcer om at være kunde- og markedsvendte og om at løfte den kraftige forretningsvækst, som man oplever
   

2010-06-07