Region Midtjylland

CASE: Region Midtjylland vil gøre en travl hverdag nemmere og mere effektiv, når medarbejderne på regionens hospitaler bestiller produkter. Med en af Danmarks største SAP-løsninger som omdrejningspunkt og et årligt indkøb på over en milliard kroner er målet samtidig at udnytte det kæmpe potentiale bedre.

Ordrer udenfor indkøbssystemet
Der er rigtig godt styr på indkøbsområdet i Region Midtjylland. De mange opgaver med leverandøraftaler og forsyning af varer og ydelser håndteres på et højt fagligt niveau. Indkøbet til især regionens hospitaler er meget forskelligartet, og i mange tilfælde er det kompliceret på grund af stærkt specialiserede behov på hospitalerne. 

Udfordringen for Region Midtjylland er, at en stor del af indkøbsordrerne til de ca. 25.000 medarbejdere bliver afgivet udenfor regionens indkøbssystem. Det er et velkendt fænomen i mange organisationer. Resultatet er, at nøgleprocesser ikke bliver fulgt, at det ikke er sikkert at leverandøraftalerne bliver brugt, og at ledelsen kommer til at mangle et detaljeret overblik over deres indkøbsdata. 

Regionens indkøbsvolumen ligger på ca. en milliard kroner årligt, og det medfører, at potentialet er usædvanlig stort. 

Ny strategi
Som så mange andre steder, er der også i Region Midtjylland flere grunde til det store potentiale. En af de vigtigste bagvedliggende årsager kan dog koges ned til, at regionen mangler elektroniske kataloger på sine leverandører. Der findes for få indkøbsaftaler som elektroniske kataloger i regionens SAP-system til, at det midtjyske hospitalsvæsen kan foretage sit indkøb efter de tiltænkte processer. 

Region Midtjylland har tidligere forsøgt selv at bygge kataloger op for at få flere leverandørvarer, priser, osv. ind i SAP-løsningen. Men det viste sig at kræve mange ressourcer og lang tid. Derfor er regionens indkøbsfunktion gået væk fra strategien om selv at vedligeholde samtlige leverandørkataloger. 

”Vores mål er, at mest muligt indkøb skal følge indkøbssystemets processer, der bl.a. giver automatisk kontering og fakturamatch i vores økonomisystem. Derfor har vi lagt en ny strategi. Evenex’ løsning er en vigtig nøgle til, at vi kan få brugervenlige eksterne kataloger i en gennemsigtig markedsplads-løsning samt digitaliseret vores leverandører og på den måde tage stikket hjem,”forklarer Lisbeth Hoffmann Thomsen, kontorchef i regionens Koncernøkonomi. 

Regionen arbejder med fire mål, som den ny løsning skal sikre:

• Opnå større digitalt indkøbsvolumen og sortiment
• Kanalisere indkøbsprocessen via indkøbssystemet ILM
• Effektivisere opfølgning på indkøbsaftaler rapportering og logistik
• Få bedre datagrundlag om regionens indkøb for at opnå bedre priser  

Transparent Procurement
Den nye løsning, Region Midtjylland har valgt, er standardløsningen Catalog Marketplace fra Evenex. Region Midt indfører varianten Transparent Procurement, der er tilpasset behovet i virksomheder med SAP eller andre større ERP-løsninger. 

Transparent Procurement giver regionen markant flere digitale indkøbskataloger, uden at løsningens brugere skal forlade SAP. Samtidig vedligeholder leverandørerne selv sine kataloger gennem brugervenlige web-skærmbilleder og automatisk integration til egne systemer. 

Udover elektroniske kataloger indebærer Transparent Procurement, at lager-søgning og katalogsøgning kan foregå i samme proces. Det gør medarbejdernes arbejdsgang markant mere effektiv, da de ikke behøver at vide, om der er tale om en lager- eller katalogvare for at finde den. 

Lige så vigtigt er det, at der også sker en markant forøgelse af tilkoblede leverandører og digitale varekataloger med skaffevarer. Det bliver simpelthen muligt at fremsøge og afgive ordrer på langt flere varer end tidligere. Og arbejdsgangen kommer til at følge den fastlagte indkøbsproces i regionens SAP-system. 

Leverandøraktivering en del af projektet
En forudsætning for gevinsterne er, at leverandørerne bliver gjort aktive i systemet. For at opnå kritisk masse er leverandøraktivering derfor en integreret del af projektet. Først foretager Evenex en screening og kvalificering af leverandørerne. Derpå foretages en digital aktivering, der sikrer elektronisk katalog, indkøbsordre og faktura fra hver enkelt leverandør. 

Evenex implementerer løsningen hos Region Midt på basis af et grundigt projektgrundlag. Implementeringen gennemføres over tre faser, der tager hensyn til:

• Teknisk parathed og integrationsopgaver
• Leverandøraktivering
• Bruger-implementering og udrulning 

Større værdi
Region Midtjylland har valgt Evenex til at levere Transparent Procurement-løsningen. Med aftalen bygger regionen videre på et eksisterende samarbejde, hvor Evenex i forvejen leverer en connectivity-løsning, der konverterer og formidler digitale meddelelser mellem praktiserende læger, sygehuse, privathospitaler og Region Midtjylland. 

Den nye løsning bringer dermed regionen tættere på sine mål og giver større værdi for koncernøkonomi, indkøbsorganisation og brugere: 

• Flere indkøb kan foregå korrekt via regionens SAP-workflow
• Gennemsigtig og effektiv digital indkøbsproces med reduceret maverick buying og højere opfyldelsesgrad på indkøbsaftaler
• Komplet overblik over leverandørkataloger med status for, om et katalog er godkendt
• Automatisering af hele katalogprocessen, hvor både regionens medarbejdere og leverandører bruger løsningen, giver omkostningsbesparelser
• Mulighed for automatisk og samtidig søgning på leverandørvarer og lagervarer styrker indkøbsprocessen med relevant information på rette tidspunkt. 

Mere info
Kontakt Thomas Mærsk Pedersen, hvis du vil vide mere om Region Midtjyllands Transparent Procurement-løsning. 

2011-12-23